I. Общие положения
1. Целью деятельности SIA “Ganību dambis 15”, регистрационный номер 40103992961 (далее — Управляющий), является управление недвижимым имуществом, обеспечение связанных с этим услуг, заключение и администрирование договоров найма жилых помещений и аренды нежилых помещений в рамках предоставленных полномочий. Цель политики конфиденциальности Управляющего (далее — Политика конфиденциальности) — предоставить субъекту данных информацию о целях получения Управляющим персональных данных, целях и объёме их обработки, мерах защиты, сроках обработки, а также об обработке персональных данных в процессе их получения.
2. При обработке персональных данных Управляющий соблюдает действующие нормативные акты Латвийской Республики, Регламент Европейского парламента и Совета (ЕС) 2016/679 о защите физических лиц при обработке персональных данных и о свободном обращении таких данных, отменяющий Директиву 95/46/ЕС (Общий регламент по защите данных, далее — GDPR), а также иные нормативные акты в области конфиденциальности и обработки персональных данных.
3. Политика конфиденциальности распространяется на любое физическое лицо, персональные данные которого обрабатывает Управляющий, независимо от формы, в которой физическое лицо предоставило персональные данные: в бумажном виде, по телефону или лично.
4. Управляющий обеспечивает защиту персональных данных и особенно тщательную их обработку. Защита находящихся в распоряжении Управляющего данных физических лиц и обеспечение конфиденциальности имеют для Управляющего существенное значение. Обеспечение защиты конфиденциальности является важным элементом соблюдения ценностей Управляющего.
5. Политика конфиденциальности применяется ко всем обработчикам персональных данных, осуществляющим обработку данных от имени Управляющего и которым Управляющий передаёт персональные данные, в том числе предоставляя доступ к персональным данным.
6. Политика конфиденциальности применяется для обеспечения конфиденциальности и защиты персональных данных в отношении:
6.1. физических лиц — клиентов (в том числе потенциальных, бывших и действующих), потенциальных работников, а также третьих лиц, которые в связи с предоставлением услуг физическому лицу передают или получают какую-либо информацию (далее — клиенты);
7. Веб-сайт Управляющего не сохраняет файлы cookie.
II. Контролёр и его контактная информация
8. Контролёр обработки персональных данных: Управляющий, регистрационный номер 40103992961, юридический адрес: Gaujas iela 43-6, Mārupe, Mārupes novads, электронная почта: [email protected]; веб-сайт: www.housepro.lv.
9. По вопросам, связанным с обработкой персональных данных, а также для сообщения о возможных нарушениях защиты данных просим писать по адресу электронной почты [email protected] или звонить по информационному телефону Управляющего +371 29243353.
III. Цели и категории обработки персональных данных
10. Управляющий обрабатывает следующие персональные данные в следующих целях:
10.1. для обеспечения обязательных и иных действий по управлению, предусмотренных нормативными актами (пункт c) статьи 6 GDPR), рассмотрения заявлений клиентов и подготовки ответов на них, а также проверки анкет и протоколов, представленных собственниками квартир жилого дома, и исполнения решений сообщества собственников; для идентификации клиента, связи с клиентом или его уполномоченным лицом, подготовки, заключения и подтверждения факта заключения договоров управления и договоров найма/аренды жилых и нежилых помещений, ведения делопроизводства и дела дома, доставки счетов, администрирования расчётов, предоставления информации Бюро кредитной информации, предоставления информации государственным учреждениям в случаях, предусмотренных нормативными актами (пункт b) части 1 статьи 6 GDPR), обрабатываются следующие данные: имя, фамилия, персональный код (другой идентификационный номер лица), имя, фамилия и персональный код уполномоченного лица (другой идентификационный номер лица), банковский счёт, данные о принадлежащей физическому лицу недвижимости (адрес, кадастровый номер, площадь, дата и правовое основание приобретения права собственности/пользования, дата прекращения права собственности/пользования), декларированный и фактический адрес проживания, информация о банковском счёте и контактная информация (номер телефона, электронная почта), номер договора, дата регистрации договора, период предоставления услуг управления, количество лиц, задекларированных в собственности, объём потребления воды, электроэнергии, тепловой энергии, газа и др., информация о расчётах (номер счёта, дата, сумма, способ получения счёта, дата оплаты, сумма задолженности, информация о взыскании задолженности) за услуги, предоставленные Управляющим или при его посредничестве, данные о взыскании задолженности, проверке платёжеспособности и др.; срок хранения — в течение всего срока действия договора или юридической обязанности и 10 лет после его окончания либо столько, сколько необходимо для защиты законных интересов Управляющего или третьих лиц.
10.2. для обеспечения проведения конкурса по подбору персонала и защиты своих законных интересов в части, связанной с подбором персонала (пункт c) части 1 статьи 6 GDPR), обрабатываются: имя, фамилия, персональный код (другой идентификационный номер лица), контактная информация, опыт работы, образование (данные документов об образовании — место получения образования, полученное образование или информация о повышении квалификации, время и место выдачи документа об образовании); срок хранения — не более шести месяцев после окончания конкурса либо столько, сколько необходимо для защиты законных интересов Управляющего.
10.3. Видеонаблюдение на управляемых объектах осуществляется в целях защиты имущества, обеспечения безопасности людей, предупреждения и выявления противоправных действий, а также защиты законных интересов с соблюдением порядка обработки данных, установленного на соответствующем объекте (подпункт f) пункта 1 статьи 6 GDPR, если обработка основана на законных интересах). При этом могут обрабатываться изображение человека, сведения о месте и времени его нахождения в зоне видеонаблюдения. Видеозаписи хранятся не более 30 дней с момента записи, после чего автоматически удаляются или перезаписываются. Если конкретная запись необходима для рассмотрения инцидента, защиты законных интересов либо передачи компетентным органам, соответствующий фрагмент может быть сохранён отдельно только на срок, необходимый для достижения конкретной цели. Доступ к записям предоставляется только уполномоченным лицам. Просмотр, копирование и передача записей третьим лицам осуществляются с соблюдением требований законодательства и с учётом соответствующих действий.
10.4. для контроля качества предоставляемых услуг и обеспечения их надлежащего предоставления, а также для предотвращения и раскрытия преступных деяний, защиты имущества, жизни, безопасности и здоровья лиц, соблюдения интересов других членов общества и обеспечения общественного порядка (пункт f) статьи 6 GDPR) персональные данные дополнительно обрабатываются в целях соблюдения законных интересов Управляющего.
10.5. для иных целей, о которых клиент информируется в момент предоставления соответствующих персональных данных.
IV. Правовые основания обработки персональных данных
11. Управляющий обрабатывает персональные данные на следующих правовых основаниях:
11.1. для заключения и исполнения договора — для заключения договора об управлении жилым домом/нежилыми помещениями, договора найма жилых помещений и аренды нежилых помещений, их администрирования, заключения договора с поставщиком услуг и договора с собственником земельного участка об аренде функционально необходимого для жилого дома земельного участка либо для исполнения решения сообщества собственников квартир жилого дома;
11.2. для исполнения требований нормативных актов — в целях выполнения обязанностей Управляющего, установленных применимыми нормативными актами;
11.3. для соблюдения законных интересов Управляющего, например:
11.3.1. повышение качества обслуживания;
11.3.2. контроль качества обслуживания клиентов;
11.3.3. внедрение новых услуг;
11.3.4. предотвращение преступных деяний и противоправных действий;
11.3.5. защита своих законных интересов в государственных учреждениях, учреждениях оперативной деятельности и судах;
11.3.6. взыскание задолженности — путём регистрации информации о задолженности и должнике в базе данных Бюро кредитной информации.
12. Персональные данные клиента обрабатываются с учётом существующих рисков для конфиденциальности, а также разумно доступных Управляющему организационных, финансовых и технических ресурсов.
13. Персональные данные могут обрабатываться только для заранее определённой цели. После прекращения существования цели обработки персональных данных Управляющий удаляет или анонимизирует персональные данные с учётом установленного срока их хранения.
14. Цель обработки персональных данных всегда определяется однозначно, ясно и понятно и соответствует фактически осуществляемой обработке персональных данных.
15. Управляющий собирает и обрабатывает персональные данные только в объёме, необходимом для достижения цели обработки. Если это возможно и обоснованно, используются анонимизированные и/или псевдонимизированные данные.
16. В рамках сбора данных Управляющий по запросу клиента или в иных случаях, предусмотренных нормативными актами, предоставляет исчерпывающую информацию о способе, объёме и цели обработки данных.
17. Управляющий обеспечивает прозрачность обработки персональных данных, делая информацию об обработке персональных данных легко доступной и понятной, в том числе информацию о цели обработки, необходимом объёме обработки, рисках обработки данных, правах клиента и порядке их реализации.
18. Управляющий обеспечивает обработку и хранение персональных данных только в течение периода, необходимого для достижения цели обработки этих персональных данных. Сроки обработки определяются с учётом требований нормативных актов, законных интересов Управляющего и других обоснованных обстоятельств. Например, информация о платежах в соответствии с требованиями нормативных актов должна храниться не менее пяти лет и т. п., если только более длительное хранение конкретной информации не требуется для защиты законных интересов Управляющего или третьего лица в конкретном случае. В таком случае информация может храниться до момента завершения реализации соответствующего законного интереса.
19. В зависимости от характера обработки персональных данных Управляющий принимает технические и организационные меры с целью минимизации рисков обработки персональных данных. Если Управляющий каким-либо образом получает информацию о неверных персональных данных, находящихся в его обработке, такие данные незамедлительно удаляются или исправляются для обеспечения их точности. Если Управляющий выявляет нарушение защиты данных, он уведомляет надзорный орган об этом нарушении в порядке и сроки, предусмотренные нормативными актами.
20. Если для обработки персональных данных используются приложения, услуги и продукты, Управляющий принимает меры для максимально возможного сокращения объёма обработки персональных данных и обеспечения соблюдения принципов защиты данных, применяя по умолчанию соответствующие меры защиты персональных данных, например шифрование данных приложения.
21. Персональные данные особых категорий обрабатываются только в отдельных случаях при строгом соблюдении применимого правового регулирования, в частности статьи 9 GDPR. Если невозможно полностью избежать обработки персональных данных особых категорий, Управляющий применяет специальные меры безопасности для защиты таких данных, например максимально ограничивая доступ к ним.
22. Управляющий не принимает автоматизированных решений при обработке персональных данных. Персональные данные, находящиеся в распоряжении Управляющего, всегда обрабатываются человеком.
V. Защита персональных данных
23. Управляющий защищает персональные данные клиентов, используя возможности современных технологий и учитывая существующие риски для конфиденциальности, а также разумно доступные Управляющему организационные, финансовые и технические ресурсы.
VI. Передача персональных данных и категории получателей
24. Управляющий передаёт персональные данные при наличии законного основания для такой передачи.
25. При наличии законного основания обработка персональных данных может быть поручена обработчику на основании письменного договора, заключённого в соответствии с требованиями GDPR, при соблюдении следующих условий:
25.1. Управляющий сам имеет право осуществлять соответствующую обработку персональных данных;
25.2. Управляющий тщательно выбирает обработчика, который подтвердил обеспечение безопасности и защиты персональных данных посредством соответствующих технических и организационных мер. Обработчик вправе обрабатывать персональные данные только в соответствии с указаниями Управляющего.
26. Обработчик, которому доверены персональные данные клиента, обеспечивает их защиту и обработку в соответствии с применимыми нормативными актами и стандартами безопасности.
27. Управляющий передаёт персональные данные клиента третьим лицам в случаях, когда это предусмотрено нормативными актами или необходимо для защиты законных интересов Управляющего, в том числе, но не ограничиваясь, надзорному правоохранительному органу, следственному органу, прокуратуре, присяжному нотариусу, присяжному судебному исполнителю, Службе государственных доходов.
28. Управляющий не раскрывает третьим лицам персональные данные клиента или какую-либо информацию, полученную в ходе оказания услуг и действия договора, включая информацию о полученных товарах и услугах, за исключением следующих случаев:
28.1. если данные должны быть переданы соответствующему третьему лицу в рамках заключённого договора для выполнения функции, необходимой для исполнения договора или предусмотренной законом, например поставщикам услуг по внесудебному взысканию задолженности, проведению аудита и проверок, печати, сортировке и доставке счетов, предупреждений, напоминаний и т. п.;
28.2. с ясного и недвусмысленного согласия клиента;
28.3. в предусмотренных нормативными актами случаях для защиты законных интересов Управляющего, например при обращении в суд или иные учреждения против лица, нарушившего законные интересы Управляющего;
28.4. в соответствии с законными интересами Управляющего или третьего лица в порядке и объёме, предусмотренных нормативными актами, например службе поддержки клиентов, поставщикам услуг по обслуживанию систем и другим поставщикам услуг, обеспечивающим услуги, связанные с обработкой данных.
29. Работник Управляющего, обрабатывающий персональные данные, обеспечивает соблюдение конфиденциальности персональных данных. Персональные данные доступны ограниченному кругу работников Управляющего в объёме, необходимом для выполнения их непосредственных должностных обязанностей. Управляющий не передаёт персональные данные за пределы Европейского Союза или Европейской экономической зоны.
30. Управляющий без неоправданной задержки уведомляет клиента о нарушении защиты персональных данных, если такое нарушение может создать высокий риск для прав и свобод физических лиц.
31. При передаче персональных данных Управляющий применяет соответствующие технические и организационные меры в соответствии с GDPR.
VII. Права клиента
32. Клиент имеет право получить всю информацию об обработке своих персональных данных Управляющим. Часть информации содержится в выставляемых Управляющим счетах, где клиент может убедиться в правильности своих персональных данных. При необходимости изменить данные клиент может направить Управляющему соответствующий запрос.
33. Клиент имеет право получить доступ к своим данным, получить подтверждение того, обрабатываются ли в отношении него персональные данные, потребовать их дополнения, исправления или удаления, ограничения обработки либо возразить против обработки данных. Информацию об обработке персональных данных клиента в соответствии с запросом клиента Управляющий подготавливает не позднее одного месяца после получения запроса. Эти права реализуются в той мере, в какой обработка данных не вытекает из обязанностей Управляющего, установленных действующими нормативными актами. Если в связи со сложностью или объёмом запроса предоставить информацию в течение одного месяца со дня получения запроса невозможно, Управляющий может продлить срок предоставления информации ещё на два месяца, уведомив клиента о причинах продления.
34. Клиент имеет право потребовать удаления своих персональных данных или возразить против их обработки, в том числе в следующих случаях:
34.1. персональные данные больше не необходимы для целей, для которых они были собраны или обрабатывались;
34.2. клиент отзывает своё согласие, на котором основывалась обработка данных, и отсутствует иное правовое основание для такой обработки;
34.3. персональные данные обрабатываются в целях прямого маркетинга;
34.4. обработка данных осуществляется в целях научных или исторических исследований либо в статистических целях;
34.5. клиент возражает против обработки данных в следующих случаях:
34.5.1. основанием обработки являются законные интересы Управляющего и отсутствуют законные основания, имеющие преимущество перед интересами клиента;
34.5.2. персональные данные обрабатывались незаконно;
34.5.3. персональные данные должны быть удалены для выполнения юридической обязанности Управляющего, установленной применимыми к нему нормативными актами.
35. Управляющий имеет право отказать в удалении персональных данных, если их обработка необходима:
35.1. для выполнения юридической обязанности Управляющего, установленной применимыми нормативными актами;
35.2. для осуществления взыскания задолженности или обеспечения защиты прав.
36. Клиент имеет право ограничить обработку своих персональных данных. Ограничение обработки означает, что персональные данные будут храниться, но не будут обрабатываться иными способами; Управляющий информирует клиента о прекращении ограничения обработки. Ограничение может быть применено в следующих случаях:
36.1. клиент оспаривает точность обрабатываемых персональных данных — в таком случае обработка ограничивается на время, необходимое Управляющему для проверки точности персональных данных;
36.2. если основанием обработки персональных данных являются законные интересы Управляющего и клиент возражает против обработки — в таком случае обработка ограничивается на время проверки того, не имеют ли законные интересы Управляющего преимущественную силу перед законными основаниями клиента;
36.3. клиент возражает против удаления незаконно обработанных персональных данных и вместо удаления требует ограничения их использования;
36.4. Управляющему персональные данные больше не нужны для целей обработки, однако они необходимы клиенту для предъявления, осуществления или защиты законных требований, например для обращения в суд.
37. Управляющий осуществляет обработку персональных данных в соответствии с нормативными актами. При получении возражений клиента относительно обработки персональных данных Управляющий предпринимает необходимые действия для оценки указанных в возражениях обстоятельств и устранения выявленных несоответствий. Ответы на вопросы, связанные с обработкой данных, а также на запросы и заявления клиентов Управляющий предоставляет в электронной форме по электронной почте. Если Управляющий не устраняет указанное клиентом несоответствие и у клиента имеются основания полагать, что обработка его персональных данных Управляющим осуществляется не в соответствии с нормативными актами, клиент имеет право обратиться в надзорный орган — Государственную инспекцию по защите данных (Datu valsts inspekcija, www.dvi.gov.lv).
VIII. Заключительное положение
38. Учитывая, что Управляющий постоянно развивает свою деятельность и совершенствует предоставляемые услуги, Управляющий оставляет за собой право изменять или дополнять настоящую Политику конфиденциальности. В случае внесения изменений в Политику конфиденциальности клиентам будет предоставлена соответствующая информация на веб-сайте Управляющего www.housepro.lv.